Bibliorafturi colorate, pentru documente de firmă corect păstrate!

Pentru a nu te pierde cu totul printre hârtii atunci când ești la birou este imperios necesar ca să știi cum să îți organizezi foarte bine documentele.

Ținerea în ordine a hârtiilor dintr-o firmă, calea de a scăpa de un stres suplimentar la job!

Chiar dacă acum multe dintre acestea pot fi scanate și stocate digital, documentele în format clasic rămân la putere!

În anumite situații, documentele fizice sunt încă necesare și tocmai de aceea ar trebui așezate după criterii foarte bine stabilite, ușor de localizat atunci când ai nevoie de unele dintre ele.

Nu există provocare mai mare pentru acele firme care utilizează în activitatea lor curentă multe documente interne, decât corecta lor aranjare și păstrare.

Doar dacă această operațiune este corect realizată se poate asigura o productivitate a muncii mare a celor ce muncesc în cadrul firmei respective.

Prea multă vreme se pierde încă pentru a căuta o anumită hârtie rătăcită cine știe pe unde, deși documentele ar putea fi clasificate extrem de ușor dacă s-ar folosi niște bibliorafturi. Iar dacă aceste obiecte de birotică mai au și coperți diferit colorate, cu atât mai bine!

Trăim în România și prin definiție suntem sub tirania hârtiilor. Această situație neplăcută va fi prezentată multă vreme și de acum înainte, deoarece nu se întrevede nicio modalitate rapidă de a scăpa complet de documentația fizică nici în viitorii ani.

Chiar și în acele firme în care digitalizarea este la cote înalte, tot mai există vrafuri întregi de documente în format fizic ce trebuie organizate pe căprării.

Se întâmplă asta și pentru că în credința publică documentele pe suport fizic sunt mai credibile, de aceea este necesar a se găsi variante de păstrare a acestora în deplină siguranță și la îndemână, pentru cazurile (mult prea frecvente!) în care ele sunt necesare.

Se fac până și cursuri costisitoare de aranjare a documentelor, deși, dacă ar fi să judecăm puțin la rece, se pot organiza documentele firmei într-un mod simplu și eficient și fără ca un trainer să te învețe cum să o faci.

Dacă tot nu putem eliberăm total de hârtii, măcar să le aranjăm logic!

În primul rând, ar trebui ca să se stabilească un singur loc în care să se stocheze documentele în cadrul fiecărui birou și, la scară mai mare, într-o cameră specială destinată depozitării acestora (denumită generic Arhiva).

Acest prim sfat pare poate părea banal, dar în realitate, foarte puține firme chiar reușesc să realizeze în concret acest lucru, așa încât documentele sunt de cele mai multe ori răspândite în mai multe încăperi, prin toate colțurile.

Iar atunci când cineva are nevoie de o anumită hârtie și nu își amintește unde ar putea fi, începe o adevărată vânătoare de comori (a se citi: răscolire) pentru a o repera.

Asta ca să nu spunem că activitatea asta de scotocire conduce la o încurcare și a altor documente, iar după o vreme, procedura se reia de la capăt, cu mari pierderi de timp și mult stres.

Asta ca să nu mai vorbim de scăderea productivității muncii și deranjarea celorlalți colegi de serviciu din respectiva încăpere!

Se pot așeza documentele în bibliorafturi colorate pe categorii după importanță și frecvența utilizării acestora. 

Este foarte important ca să se stabilească un criteriu clar de organizare a fiecărui dosar (biblioraft) fizic, la fel cum se întâmplă și cu dosarele digitale.

E nevoie stringentă de criterii de identificare clare care să fie cunoscute bine de către toți angajații, așa încât atunci când aceștia au nevoie de un anumit document să se ducă țintă la biblioraftul respectiv unde sunt păstrate.

Se pot folosi criterii alfabetice sau numerice înscrise pe cotoarele bibliorafturilor, după caz, pentru a fi găsite mai ușor.

Mai mult decât atât, dacă se păstrează aceleași documente și în format digital, ideal ar fi să existe o similaritate între fișierele în format fizic și cele în format digital, pentru a nu se crea confuzie mai ales printre angajații noi.

În plus, ar trebui ca să se găsească un loc special pentru acele documente cu adevărat importante: facturi, documentele constitutive ale firmei și chiar să fie depozitate în bibliorafturi diferite, dacă sunt multe (pe ani, luni sau într-o altă configurație, în funcție de specificul activității desfășurate).

Alege bibliorafturile divers colorate din magazinul online Absolut Office, calea sigură de a scăpa de sub tirania documentelor răspândite la întâmplare prin toată firma ta!

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *